E‑Rechnung revisionssicher & GoBD konform archivieren

Was bedeutet GoBD?

GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.

Achtung: die GoBD regelt nicht, welche Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden müssen und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Dies ergibt sich aus anderen Rechtsvorschriften, wie zum Beispiel dem Handelsgesetzbuch oder den Steuergesetzen.

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Was sind die wichtigsten Grundprinzipien der GoBD?

Gemäß der GoBD sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform die folgenden Anforderungen zu beachten:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung,
  • Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit,
  • zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen,
  • Ordnung und Unveränderbarkeit.

Gemäß dieser Definition beinhalten die GoBD-Kriterien und Richtlinien, die Unternehmer beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen. Es geht also um die Frage, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. Damit wird klar, dass die GoBD eine große Bedeutung in der Buchhaltung sowie in der Finanzverwaltung hat.

Wer ist von GoBD betroffen und was ist zu beachten?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen sowohl Groß- und Kleinunternehmen als auch Freiberufler und Selbstständige. Also jeden, der auf irgendeine Weise Gewinneinkünfte erzielt. Dabei ist die Methode der Gewinnermittlung nicht relevant.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat 2020 die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung mit Blick auf die GoBD-konforme Verbuchung von Geschäftsvorfällen verschärft. Seither müssen Geschäftsvorfälle zeitnah in Grundbüchern festgehalten werden – Bargeschäfte täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen. Eine periodenweise Buchung, also eine Verbuchung beispielsweise monatsweise, ist nur zulässig, wenn durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen – beispielsweise mit durchlaufender Nummerierung eingehender und ausgehender Rechnungen, durch die Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen. Außerdem müssen die Geschäftsvorfälle vollständig sein, um mit den GoBD konform zu gehen. Auch müssen Unternehmern zeitnah etwa durch Kontierung mindestens zuordnen, ob es sich um einen privaten oder betrieblichen Vorgang handelt.

Die Verfahrensdokumentation ist hierfür von Bedeutung – sie muss gemäß GoBD alle Details für außenstehende Dritte nachvollziehbar darlegen. Das hilft aber natürlich auch intern, beispielsweise um im Lauf der Zeit wechselnden Beschäftigten Einblick in diese wichtige Materie zu geben. Wie, ist wichtiger Punkt für das Gespräch mit der Steuerberatungskanzlei.

  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe,
  • Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen,
  • Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind,
  • Belege (insbesondere Rechnungen) für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungsaufwendungen.
  • Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung

Beispiele für GoBD Verstöße

Um eine GoBD-konforme Buchführung sicherzustellen, dürfen solche Verstöße nicht vorkommen.

Praxis-Beispiel

GoBD Verstoß

Ein Word-Dokument speichert Änderungen automatisch ab und zeigt beim Öffnen das aktuelle Datum und die Uhrzeit.

Keine Nachvollziehbarkeit der Veränderung durch Dritte und somit Verstoß gegen die Unveränderbarkeit.

Sie überschreiben in einem Dokument Texte oder Inhalte.

Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit liegt nicht vor, da die Ursprungsdatei überschrieben wurde und der Zeitpunkt der Änderung nicht ersichtlich ist.

Sie erstellen eine Rechnung mit einem Word-Dokument und speichern sie auf der Festplatte.

Die Rechnungs-Datei kann nachträglich verändert werden, sprich es liegt ein Verstoß gegen die Unveränderbarkeit vor.

Eine Tabelle kann in Ihrer Datei unbeabsichtigt entfernt werden.

Die Datei ist nicht vor dem Löschen durch Dritte geschützt und somit liegt ein Verstoß gegen die Unveränderbarkeit vor.

... mehr Informationen ...

Wesentliche Aspekte digitaler Buchführung!

Mit den seit 01.01.2015 in Kraft getretenen GoBD stellt die deutsche Finanzverwaltung klar, welche Vorgaben aus ihrer Sicht für IT-gestützte, steuerrelevante Prozesse zu gelten haben. 

Neben übergreifenden Vorgaben wie

  • Datensicherheit
    (Daten sind gegen Verlust und unberechtigten Zugriff zu sichern)
  • Unveränderbarkeit
    (Daten dürfen nicht ohne entsprechende Kenntlichmachung verändert, überschrieben oder ersetzt werden)

konkretisieren die GoBD vor allem die allgemeinen Anforderungen der Finanzverwaltung an die 

  • Ordnungsmäßigkeit
    (alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein)
  • Aufzeichnung
    (alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein; zudem müssen auch alle zusätzlich notwendigen Tabellendaten, Historisierungen und Programme gespeichert werden)
  • Aufbewahrung

    (aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente sowie elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original – also etwa auch in ihrem elektronischen Ursprungsformat – aufzubewahren), d.h. Aufbewahrung aller steuerrechtlich relevanten Prozesse, Datensätze und Belege.

Zudem sollen die GoBD Aufschluss darüber geben, wie, in welcher Form und in welchem Umfang steuerpflichtige Unternehmen der Betriebsprüfung den Zugriff auf die – über ein Hauptsystem und ggf. weitere Nebensysteme zur Datenverarbeitung – erfassten, verarbeiteten und archivierten Daten zu ermöglichen haben. Komplettiert werden die GoBD schließlich durch Vorgaben zum Digitalisieren (Scannen) von Papierbelegen und die immer wieder thematisierte Notwendigkeit einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation.

Sind die GoBD datenschutzkonform?

In der GoBD werden nur Grundprinzipien der Aufbewahrung und Speicherung geregelt. Die Frage, welche Informationen wie lange aufbewahrt werden müssen und damit verbunden die Frage, ob eine entsprechende Aufbewahrungsdauer überhaupt erforderlich ist, ergeben sich nicht aus der GoBD selbst. Grundsätzlich erscheint es aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich, die Aufzeichnungen so zu führen, dass die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften durch die Behörden überprüft werden kann. Wie im Einzelfall der Grundsatz der Datenminimierung gewährleistet werden kann, ist nur im jeweiligen konkreten Einzelfall in Bezug auf die zugrundeliegenden Vorschriften zu entscheiden.

So werden Ihre Daten und Belege GoBD-konform!

Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten Daten aufbewahren, um eine GoBD-konforme Archivierung vorweisen zu können. Neben Unterlagen in Papierform zählen dazu auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass der Unternehmer die Ordnungsvorschriften umgesetzt und ihre Einhaltung überwacht hat. Für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen Unternehmen jeder Größe ab Kleinunternehmer oder Kleingewerbe alle steuerlich relevanten Daten aufbewahren, damit die Archivierung GoBD-konform ist und es bei einer Betriebsprüfung keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt. Insbesondere die folgenden Daten gehören dazu: 

  • Unternehmen müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Sie müssen jeden einzelnen Geschäftsvorfall berücksichtigen – dürfen aber keinen doppelt aufzeichnen, damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoBD-konform erfüllt sind.
  • Jede Buchung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen.
  • Unternehmen müssen nicht nur Betriebseinnahmen und -ausgaben verzeichnen, sondern auch jede Einlage und Entnahme.

Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ihre Steuerberatungskanzlei fragen, ob es branchentypische Erleichterungen bei den GoBD gibt, wie etwa im Kleinunternehmer-Einzelhandel eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung. Von großer Bedeutung für sie sind auch Tipps für technische und organisatorische Kontrollen – hierzu machen die GoBD im Detail nur wenige und unkonkrete Vorgaben.

So sichern Sie die GoBD-konforme Archivierung!

Was Buchführung und Datenzugriff betrifft, sind die Inhalte der GoBD von allerhöchster Bedeutung – auch wenn sie nicht Gesetz sind. Der im Betrieb zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzten Hard- und Software müssen Unternehmen dabei detailliert Aufmerksamkeit widmen. Hierzu zählt alles, was steuerrelevante Daten und Dokumente erfassen, erzeugen, empfangen, übernehmen, verarbeiten, speichern oder übermitteln kann. Es geht hier also um Technik, die GoBD-konform sein muss – auch beim Kleinunternehmer oder der Kleinunternehmerin. Und zwar inklusive des Hauptsystems sowie aller Vor- und Nebensysteme einschließlich möglicher Schnittstellen zwischen den Systemen. Zu Vor- und Nebensystemen zählen laut GoBD insbesondere:

  • Anlagenbuchhaltung
  • Archivsystem
  • Dokumenten-Management-System
  • elektronische Waagen
  • Fakturierung
  • Finanzbuchführungssystem
  • Lohnbuchhaltungssystem
  • Materialwirtschaft
  • Taxameter
  • Warenwirtschaftssystem
  • Zahlungsverkehrssystem

GoBD-konforme Archivierung braucht Historisierung!

Für das Rechnungsdoppel gilt laut GoBD: Die Stammdaten müssen laufend historisiert werden, etwa für Debitoren und die Warenwirtschaft. „Historisierung“ ist ein Begriff aus der Informatik. Er besagt, dass die zeitliche Entwicklung der Daten bei Speicherung in einer Datenbank festgehalten ist. Auch Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) müssen Unternehmen historisieren, damit die Archivierung GoBD-konform ist. In der Verfahrensdokumentation – diese ist ein essenziell wichtiger Bestandteil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – muss ersichtlich sein, welche AGB bei der Erstellung der Originalrechnung galten. Auch das Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens muss als Muster gespeichert und jede Änderung historisiert werden. Unternehmen müssen laut GoBD im Detail dokumentieren, welches Format bei Erstellung der Originalrechnung Verwendung gefunden hat. Auch die Daten des Fakturierungsprogramms müssen Unternehmen in maschinell auswertbarer Form und unveränderbar aufbewahren, damit es bei einer Betriebsprüfung keinen Ärger mit dem Finanzamt wegen missachteter GoBD gibt. Die Steuerberatungskanzlei hilft bei den Details.

Fazit: Die Buchführung muss nachprüfbar und für außenstehende Dritte nachvollziehbar sein, sonst ist sie nicht GoBD-konform. Wie ein Unternehmen diese Vorgabe erfüllt, hängt vom Einzelfall ab und ist mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin zu klären. In jedem Fall – also auch beim Kleinunternehmer oder Kleingewerbe – muss die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD die Prozesse der elektronischen Buchführung und Archivierung sowie damit verbundener Systeme im Detail und für Dritte nachvollziehbar erläutern.

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