E-Rechnung
Überblick über die Änderungen und Anforderungen zur Einführung der E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verbindlich. Diese Maßnahme basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde.
In diesem Blog-Beitrag geben wir einen kurzen Überblick über die bevorstehenden Änderungen und Anforderungen im Rahmen der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung in Deutschland.
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Kevin
- November 25, 2024
- 10:24
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Kevin
- November 25, 2024
- 10:24
Allgemeines zur E-Rechnung
Gründe für die Einführung:
- EU-Richtlinie: Deutschland folgt dem Beispiel anderer EU-Länder, die E-Rechnungen bereits eingeführt haben.
- ViDA-Initiative: Die Europäische Kommission plant ein elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuer basierend auf E-Rechnungsdaten, mit einem voraussichtlichen Start bis 2030/2032.
Was sich ändern wird:
- Definitionsänderung: Ab 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen unterschieden.
- Technische Anforderungen: E-Rechnungen müssen europäischen Normen wie EN 16931 entsprechen (z.B., XRechnung, ZUGFeRD).
Betroffene Unternehmen:
- Verpflichtet sind alle steuerbaren B2B-Umsätze von Unternehmen im Inland.
- Bis 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen stellen.
Übergangsfristen:
- 2025 bis Ende 2026: Papierrechnungen und nicht-konforme elektronische Formate sind mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig.
- Bis Ende 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR dürfen weiterhin Papierrechnungen verwenden.
Zustellung der E-Rechnung:
- Mögliche Wege umfassen E-Mail, elektronische Schnittstellen oder zentrale Speicherorte.
- Externe Dienstleister können involviert werden, müssen aber formale Anforderungen einhalten.
Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und steuerfreie Leistungen nach §4 UStG sind ausgenommen.
Aufbewahrungspflichten: Die Aufbewahrungsfrist bleibt bei zehn Jahren (GoBD). Die Originalität und Unveränderbarkeit der E-Rechnung im ursprünglichen Format muss gesichert sein.
Was ist eine E-Rechnung?
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Für den Austausch elektronischer Rechnungsdaten wurde das nationale Dateiformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Es entspricht den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU in der nationalen Ausgestaltung der europäischen Norm EN-16931.
Das hybride Rechnungsformat, welches eine visuell lesbare PDF (PDF/A-3) mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert ermöglicht die manuelle Prüfungen und automatische Verarbeitung in ERP-Systemen. Es erfüllt gesetzliche Anforderungen, schützt die Datenintegrität und vereinfacht den Rechnungsprozess durch einen standardisierten Rahmen.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und seit 2020 in Deutschland für Bundesbehörden verpflichtend ist (§ 4 Absatz 1 ERechV). Eine XRechnung ist also nur für Unternehmen, die Behörden und öffentlichen Auftraggebern eine Rechnung stellen. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung in ERP-Systemen, erfordert jedoch einen separaten Rechnungsviewer, um sie im gewohnten PDF-Format anzuzeigen.
Für den elektronischen Rechnungsaustauschs in der Bundesverwaltung wird außerdem eine Leitweg-ID benötigt. Die Leitweg-ID ermöglicht die elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an die nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssysteme angeschlossener Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung über die zentralen Rechnungseingangsplattformen. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungssteller vom Auftraggeber mitgeteilt.
E-Rechnungen steigern die Effizienz und senken Kosten!
Die E-Rechnungspflicht ist eine große Chance für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung:
- Standardisierung und Automatisierung in der Buchhaltung (Automatisierung dank XML)
- Transparenz im Rechnungsprozess (Abläufe standardisieren)
- Cashflow mit E-Rechnungen verbessern (Skonto konsequent nutzen)
- Gesetzliche Anforderungen rechtzeitig erfüllen (rechtssicher agieren)
Die Vorteile des ZUGFeRD-Rechnungsformats im Überblick:
- Geldersparnis (z.B. für Porto, Papier, Druckertinte/Toner)
- Zeitersparnis (Digitalisierung von Rechnungseingängen, -ausgängen und -weiterverarbeitung)
- Vereinfachter Rechnungsprüfungsprozess (Workflow vom Eingang bis zur Freigabe)
- Einsparung von Platz- und Lagerfläche (abheften und archivieren entfällt)
- Direkte Verfügbarkeit (direkter Zugriff von überall aus und für alle beteiligten Mitarbeiter)
- Digitale Belegübergabe (z.B. an den Steuerberater)
Sichern Sie sich die Unterstützung von Experten, nutzen Sie zuverlässige Software und starten Sie frühzeitig umfangreiche Tests. Diese Maßnahmen minimieren Risiken und sorgen für einen reibungslosen Übergang.