E-Rechnung
Entsprechen Ihre E-Rechnungen den Anforderung der EU-Norm EN 16931
Die EN 16931, die am 28. Juni 2017 veröffentlicht wurde, ist die Bemühung einer europäischen Initiative für ein einheitliches Austauschformat von Rechnungen. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931 definiert, wie eine elektronische Rechnung länderübergreifend auszusehen hat. In der Norm werden Begrifflichkeiten definiert. Dies betrifft jedoch nur die Kernrechnung. D.h. die Norm dient als Basis zur Erstellung von Rechnungen, länderspezifisch gibt es noch zusätzliche Erweiterungen, die verpflichtend einzuhalten sind.
- Die EN 16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die sicherstellt, dass elektronische Rechnungen in allen EU-Ländern ausgetauscht und verstanden werden können.
- Die EN 16931 definiert die notwendigen Datenfelder in einer E-Rechnung und stellt die Kompatibilität mit verschiedenen IT-Systemen in der gesamten EU sicher.
- EN 16931 ermöglicht Anpassungen, so dass Rechnungen den nationalen gesetzlichen Anforderungen und branchenspezifischen Anforderungen entsprechen.
- CIUS sind Erweiterungen der EN 16931, die E-Rechnungen an spezifische Länder- oder Branchenanforderungen anpassen, ohne die Kompatibilität der Norm zu verlieren.
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Kevin
- Januar 3, 2025
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Kevin
- Januar 3, 2025
- 17:18
Verschiedene Standards für die elektronische Rechnungsstellung
Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter z. B. mittels des Standards XRechnung.
- Die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht.
- Damit jedes Mitgliedsland die europäische Norm EN-16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische Core Invoice Usage Specification (CIUS).
- Der Standard XRechnung repräsentiert die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm EN-16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS – und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
- Der Standard wurde entwickelt, um eine einheitliche Umsetzung der Anforderungen öffentlicher Auftraggeber an eine elektronische Rechnungsstellung zu ermöglichen. Er wird zur Rechnungsübermittlung an öffentliche Auftraggeber des Bundes sowie an einen Großteil der Länder und Kommunen eingesetzt.
- Zusätzlich kann bei Einreichung einer E‑Rechnung an den Bund jeder andere Standard (z.B. ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm EN-16931, der E-RechV des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Die XRechnung stellt also ein Standardrechnungsformat für den Versand von elektronischen Rechnungen an deutsche Bundesbehörden dar und basiert auf der europäischen Norm EN 16831.
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den Austausch elektronischer Rechnungsdaten. Das Format ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWK) erarbeitet.
Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Beide Formate, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (ab 2.2.0) erfüllen die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung und sind inhaltlich identisch. Jedoch unterscheiden sich die XRechnung und ZUGFeRD u.a. in folgenden Aspekten:
Dateiformat: ZUGFeRD ist ein sog. hybrides Format (PDF/A-3), bestehend aus einem sichtbaren PDF-Teil, in dem ein maschinenlesbarer XML-Teil eingebettet ist. Im Unterschied dazu ist die XRechnung eine reine XML-Datei.
Syntax: Die Vorgabe einer Syntax stellt eine einheitliche technische Umsetzung der E-Rechnung in der EU sicher. Als zulässige Syntaxen gelten die XML-Schemata UBL (=Universal Business Language) sowie CII (=Cross Industry Invoice). Während ZUGFeRD nur im CII-Syntax umgesetzt werden kann, ist die Umsetzung der XRechnung in beiden Syntaxen möglich.
Aufbau einer XML-Datei
Die Datei beginnt mit der Information, welche Art von Dokument (Invoice Note z.B.: BG-0) vorliegt. Mit dieser Information startet das Programm und beginnt alle weiteren Informationen zu entschlüsseln. Dann folgen exakt definierte Tags, also Textbausteine, welche eine bestimmte Information ankündigen. Jeweils hinter den Tags wird die entsprechende Information erkannt. Damit das Programm die Information wirklich verarbeiten kann, ist der Datentyp genau definiert, also ob eine Information als Zeichenkette, Zahl, Code usw. vorliegen soll.
siehe Beispiel (Auszug aus dem PDF der Koordinierungsstelle IT-Standards) Quelle: https://xoev.de
Technische Anforderungen nach EN16931
Die DIN EN16931 definiert klare technische Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. Diese Norm ist entscheidend für die Interoperabilität und die Effizienz elektronischer Prozesse im Geschäftsverkehr. Der Standard berücksichtigt sowohl syntaktische als auch semantische Vorgaben, um eine einheitliche und fehlerfreie Datenerfassung zu gewährleisten.
Syntaktische Vorgaben
Die syntaktischen Vorgaben nach EN16931 verlangen, dass E-Rechnungen spezifischen XML-Schemata wie UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) entsprechen. Diese Vorgaben gewährleisten, dass die strukturierte Datenübermittlung einheitlich und maschinenlesbar erfolgt. Zusätzlich wird die Leitweg-ID verwendet, um Rechnungen eindeutig zuzuordnen und korrekt zu verarbeiten.
Semantische Vorgaben
Die semantischen Anforderungen regeln den standardisierten Inhalt einer E-Rechnung. Hierbei wird ein Datenmodell festgelegt, das sogenannte „Core Invoice Model“. Dieses Modell bestimmt Pflichtfelder und einheitliche Geschäftsterminologien, um den Inhalt der Rechnungen konsistent und nachvollziehbar zu gestalten. Dadurch wird sicher gestellt, dass Rechnungen einen strukturierten und nachvollziehbaren Aufbau haben.
Nationale und branchenspezifische Erweiterungen
Für nationale und branchenspezifische Anforderungen gibt es die sogenannten CIUS (Core Invoice User Specification). Diese Erweiterungen erlauben es, spezifische Geschäftsregeln und Datenmodelle zu berücksichtigen, um länderspezifische und branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen. In Deutschland wird beispielsweise der XRechnung-Standard verwendet, der den Vorgaben von EN16931 entspricht und zusätzliche nationale Spezifikationen integriert.
Zudem spielen Validierungswerkzeuge eine wichtige Rolle. Sowohl CEN als auch der IT-Planungsrat bieten technische Mittel zur Validierung von Geschäftsregeln an. Diese Tools unterstützen Unternehmen dabei, die Konformität ihrer E-Rechnungen zu prüfen und sicherzustellen, dass alle technischen Anforderungen eingehalten werden.
Damit eine E-Rechnung nach EN16931 vollständig interoperabel ist, müssen alle syntaktischen, semantischen und spezifischen Erweiterungen berücksichtigt werden. Dies ermöglicht eine reibungslose und automatisierte Verarbeitung über verschiedene Systeme und Ländergrenzen hinweg.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Schritt Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im B2B Bereich. Im Vergleich zum ursprünglichen EU-Plan, der die Verpflichtung erst ab 2028 vorsah, wird Deutschland drei Jahre früher aktiv. Diese Entscheidung zeigt den starken Willen, die Vorteile der E-Rechnung wie Kostenreduktion und rechtskonforme Digitalisierung so schnell wie möglich zu nutzen und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Die europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für einheitliche Inhalte und Formate der E-Rechnungen. Das macht die Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht nur für inländische, sondern auch für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen zukunftssicher. Bis Ende 2025 sind neben dem EU-Standard auch andere Formate zulässig, was den Unternehmen etwas Flexibilität bietet, bevor die EN16931-Norm ab 2028 verpflichtend wird.
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