E-Rechnung
Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung
Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. So brauchen zukünftig z. B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler vermieden.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.
Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z.B. einfaches PDF‑Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.
In Deutschland erfüllen die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
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Kevin
- Januar 2, 2025
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Kevin
- Januar 2, 2025
- 20:03
Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?
Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht
- bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
- für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).
In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen), und
- bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G‑Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E‑Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E‑Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Diese Regelungen (z. B. ERechV des Bundes) sind neben umsatzsteuerlichen Verpflichtungen zu beachten. Weitere Informationen zu Thema E‑Rechnung an den Bund finden Sie auf der Internetseite www.e-rechnung-bund.de, die vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat zur Verfügung gestellt werden.
Fallen auch Vereine unter die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung?
Vereine können sowohl eine nichtunternehmerische als auch eine unternehmerische Tätigkeit ausüben. Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, sind die allgemeinen Regelungen für die verpflichtende E‑Rechnung anzuwenden. Das bedeutet: Der Verein muss dann E‑Rechnungen empfangen können. Darüber hinaus muss der Verein selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern keine der genannten Ausnahmen vorliegt oder die Übergangsfristen genutzt werden.
Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst E‑Rechnungen ausstellen. Zwar besteht auch für Umsätze an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist (also z.B. an einen nichtunternehmerisch tätigen Verein), eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung. Diese kann aber auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Müssen E Rechnungen auch für Barkäufe ausgestellt werden?
Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt eine E‑Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte.
Es bietet sich in derartigen Fällen gegebenenfalls an, dass zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung (z. B. in Form eines Kassenbelegs) ausgestellt wird, die nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Die E‑Mail‑Adresse des Rechnungsempfängers kann bei Leistungserbringung erfragt und später eine E‑Rechnung per E‑Mail versandt werden. Den Beteiligten steht allerdings frei, die für sie optimale Lösung zu wählen.
Brauchen Unternehmen eine Leitweg ID?
Für die Erstellung von E‑Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte Leitweg‑ID benötigt.
Eine Leitweg‑ID ist nur erforderlich, wenn eine E‑Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll (sogenannte B2G‑Bereich). Diese ermöglicht eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E‑Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber. Einzelheiten zur Leitweg‑ID, insbesondere auch zu deren Beantragung, finden Sie auch unter https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/.
Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?
Um den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht zwar ein E‑Mail‑Postfach aus, aber nicht jeder digitale Ort, wie beispielsweise der E-Mail-Ordner oder der Desktop, ist ein geeignetes Archiv. Das System muss GoBD-konform sein, d.h. Unternehmen müssen ein Verfahren schaffen, mit dem sie die Vollständigkeit und Richtigkeit ihres Archivierungsprozesses dokumentieren.
Welche Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung einer E‑Rechnung?
In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Hintergrund ist, dass dem Empfänger nicht zugemutet werden kann, ein ihm gänzlich unbekanntes elektronisches Format zu akzeptieren.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Schließlich kann ein EDI‑Verfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E‑Rechnung erfüllt, noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden.
Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.
Auch wenn die Entscheidung über die Nutzung der Übergangsregelungen dem Rechnungsaussteller zusteht, ermöglichen es diese Regelungen auch einem Rechnungsempfänger, einen Vertragspartner auszuwählen, der zunächst z.B. noch Papierrechnungen ausstellt.
Gibt es Ausnahmen für den Empfang von E‑Rechnungen?
Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen (siehe hierzu Frage 3) die Notwendigkeit, eine E‑Rechnung empfangen zu können. Das gesetzgeberische Ziel (siehe hierzu Frage 1) kann nur bei einer möglichst flächendeckenden Verwendung der E‑Rechnung erreicht werden. Es sind keine Ausnahmen vorgesehen, da solche immer auch zu Abgrenzungsproblemen und damit einer Verkomplizierung des Steuerrechts führen.
Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.
Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E‑Mail‑Postfach.
Wie muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E‑Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Ergänzend wird auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024, BStBl I S. 374, zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hingewiesen.
Weitere Informationen im Blogbeitrag: Entsprechen Ihre E-Rechnungen den Anforderung der EU-Norm EN 16931
Sichern Sie sich die Unterstützung von Experten, nutzen Sie zuverlässige Software und starten Sie frühzeitig umfangreiche Tests. Diese Maßnahmen minimieren Risiken und sorgen für einen reibungslosen Übergang.